Papierloses Büro privat? Eine Annäherung.

Mein Problem

Ich hasse Papierkram. Unter all den Haushaltsaufgaben, die nach Feierabend oder am Wochenende auf mich warten, gehört das Handhaben von eingegangenen Rechnungen und Benachrichtigungen zu den Top 5 der Nervigsten.

Selten ist irgendeine Reaktion von mir erforderlich, aber jedesmal stehe ich vor der Aufgabe zu entscheiden, ob ich das Schriftstück wegwerfen kann oder es besser vorübergehend oder auf Dauer irgendwo aufbewahre. Meistens hebe ich so ein Schreiben doch vorsichtshalber auf. Meine Abneigung steht zugegebenermaßen nicht im Verhältnis zu der Zeit, den richtigen Aktenordner rauszusuchen, das Schriftstück zu lochen und das Ganze wieder wegzustellen. Ich kann es nicht rational erklären, aber es ist so.

Vielleicht liegt es daran, dass ich versuche, die Dokumente nach Typ zu sortieren: Wohnung, Versicherung, Kfz usw., damit ich sie auch später wiederfinde. Aber dann gibt es noch das Problem, dass einige von ihnen steuerrelevant sind. Lege ich sie extra ab oder besser doch in ihrem Bereichsordner, damit dort keine Lücke ist? Meistens lasse ich sie dann doch auf einem Stapel in der Küche liegen, bis ich sie endlich einordnen muss.

Mit dem Heranrücken der nächsten fälligen Steuererklärung baute sich der Frust wieder auf. Steuererklärung per Elster ausfüllen – 1 Stunde. Durch die Akten graben bis alle Schriftstücke beieinander sind? Gefühlt das ganze Wochenende.

Ordnung halten, ist das so schwer? Anscheinend ja.

Papierlos – eine Alternative?

Mit der Idee hatte ich schon einige Male herumgespielt. Eingescannte Dokumente. Keine Aktenordner, die den Stauraum meiner Schränke belegen. Nur noch Dateien auf der Festplatte.

Klingt schön, nicht wahr?

Aber dann meldete sich ein Realitätssinn zu Wort. Oder war es mein Pessimismus?

Hast du eine Ahnung, sagte er mir, wie umständlich und langsam das Einscannen mit deinem Flachbett-Scanner ist? Zumal du dafür unter den Schreibtisch kriechen musst. Wenn du die Dateien richtig durchsuchbar haben willst, brauchst du ein OCR-Tool für die Texterkennung. Bist du diszipliniert genug, die Dateien manuell in Verzeichnisse sortieren, damit du sie auch ohne Dokumentenverwaltungsprogramm wiederfindest?

Ihr merkt schon, ich habe das Thema lange auf die Bank geschoben und nichts unternommen.

Ein Aha-Moment

Das änderte sich, als ich Anfang März auf einen Artikel im Blog Rosenblut stieß: Papierloses-Büro: Erfassung & Ablage. Der Autor beschrieb sein angewandtes Vorgangs- und Ablagekonzept innerhalb einer Mac-Umgebung. Ich kann diesen Artikel nur empfehlen, denn bei mir machte es Klick.

Das Fazit: Das „Paperless Office“ macht nur dann Sinn, wenn daraus nicht nur eine Papier- sondern auch Zeit- und Aufwandsersparnis resultiert. Es muss schnell sein, es muss automatisiert gehen. Und das ist möglich.

Mich packte ein Anfall von wahnsinnigen Optimismus – Ich setze das um.

Was braucht man?

  • einen Scanner
  • eine Bild-zu-PDF-Konvertierung
  • eine OCR-Anwendung (durchsuchbare PDFs erleichtern das spätere Auffinden ungemein)
  • ein digitales Ablagekonzept

Der Scanner mit Software

Ich entschied mich für den „kleineren“ Fujitsu ScanSnap S1300i. Zusammen mit seiner Software erfüllt er die ersten drei Voraussetzungen in einem.

Die Angabe von 150 dpi bei Amazon im Produkttitel hatte mich erst irritiert. Aber beim Nachlesen kam heraus, dass der S1300i bis zu 600 dpi (Farbe) bzw. 1.200 dpi (Graustufen) kann. Die 150dpi beziehen sich nur auf den Normal-Modus (geringste Qualität) in Farbe.

Die Lieferung erfolgte schnell und ich stand erstmal mit mehr Papier, oder besser gesagt Karton, als vorher da.

Die Installation verlief problemlos. Zuerst wird die Software installiert bevor der Scanner angeschlossen wird. Zwingend erforderlich ist nur der ScanSnap Manager. Ich brauchte bis jetzt keine der Zusatzprogramme. Zunächst hatte ich den ScanSnap Organizer mit installiert. Aber inzwischen habe ich ihn entfernt.

Mein erster Eindruck war: Klein, leise, super.

Beim ersten Testlauf zog er die Seiten so schnell durch, dass ich mich fragte, ob er überhaupt scannt. Nur ein leises Summem ist zu hören, das überhaupt nicht störend ist. Mit automatischen OCR ist er nur auf meinem Rechner nur minimal langsamer.

Die längste Zeit verbrachte ich damit, herauszufinden wie ich seine Einstellungen optimal anpasse. Das habe ich so gemacht:

In der Taskbar mit Rechtsklick auf den ScanSnap Manager. Der Menüpunkt Scantaste erlaubt es, das Defaultprofil für den Scanner einzustellen. Diese wird automatisch benutzt, wenn die Taste am Scanner selber gedrückt wird. Dazu passte ich die Einstellungen zum Profil „PDF mit suchbaren Text“ an. Ich stützte mich dabei auf die wundervolle Anleitung aus Rosenbluts Blogartikel. Wichtig war dabei, das Quickmenü auszuschalten.

Als Testfall benutzte ich einen 7-seitigen, farbigen Kontoauszug. Ich brauchte ungefähr 4 Durchläufe bis ich die Einstellungen raushatte. Da die meisten der Schriftstücke, die ich bekomme, nur einseitig bedruckt sind, war Duplex (gleichzeitiges Scannen beider Seiten) in diesem Fall unerwünscht. (Ein Switch zu Duplex ist einfach, ich muss nur mir Rechtsklick auf das ScanManager-Icon das Optionsmenü öffnen und Duplex auswählen. Alle anderen Standard-Einstellungen bleiben erhalten.)

Das Einsetzen der Dokumente erfolgt übrigens standardmäßig mit Schrift nach hinten. Das kann glücklicherweise per Einstellung geändert werden, da dies für mich überhaupt nicht intuitiv war. Der ScanSnap zieht das hinterste Blatt zuerst ein. Bei mehrseitigem Scan ist es die letzte Seite.

Stolperfallen des OCR

Wie gesagt, der ScanSnap kann automatisch während des Scannens die Texterkennung ausführen, so dass das erzeugte PDF durchsuchbaren Text enthält und nicht nur ein abgespeichertes Bild ist. Die inklusive Texterkennung funktioniert für meine Ansprüche gut genug; sie ist aber nicht allwissend. Je nach Qualität des Originaldokumentes, Schriftgröße und Scanauflösung kann sich schon mal der eine oder andere Fehler einschleichen. Die Buchstaben i/l/t sind besonder schwer auseinander zu halten. Das sollte man im Hinterkopf behalten, wenn man später Dokumente anhand von Suchbegriffen wiederfinden möchte. Abstände zwischen Buchstaben können schon mal als Leerzeichen interpretiert werden. Das nervte bei einigen Belegen, da dadurch FileJuggler, das ich für die automatische Ablage testete, ein Datum nicht als Datum erkennen konnte.

Die (teilweise) automatisierte Ablage

Ich habe mich wie beim o.g. Artikel dagegen entschieden, eine datenbankbasierte Dokumentenverwaltung oder das hochgerühmte Evernote zu benutzen. Einfache PDF-Dateien in Verzeichnissen haben den Vorteil, jederzeit und programmunabhängig auffindbar zu sein. Der Nachteil ist, dass ich wohl auch in Zukunft nicht ganz um ein manuelle Einsortieren in meine jetzt digitalen Ablageordner herum kommen werde.

Aber damit der ganze Vorgang wirklich zeitsparend ist, möchte ich zumindest bei immer wiederkehrenden Belegen weder händisch jedesmal nach dem Scan die Datei umbenennen noch sie in den richtigen Ordner schieben müssen.

Das Programm für den Mac ist das vielgerühmte Hazel. Ich habe lange nach einer Windowsalternative  gesucht, das entscheidend für die Automatisierung ist. Ich testete zwei freie Programme: Belvedere und DropIt.

Aber Belvedere wird anscheinend seit 2013 nicht mehr weiter entwickelt. Schade. Aber das war mir zu heikel in Hinsicht auf künftige Weiterentwicklungen. Mit DropIt beschäftigte ich mich einen Abend lang. Es ist schön konfigurierbar und kann inzwischen auch Ordner überwachen. Eine portable Version ist verfügbar. Aber – ich fand keine Möglichkeit, das Datum aus dem Dokument auszulesen. Wörter bzw. Zeichenketten ja, aber kein beliebiges Datum. Ich will nicht sagen, dass es unmöglich ist – die App bietet viel hinsichtlich regulärer Ausdrücke – aber ich schaffte es nicht, eine solche Regel zu generieren.

Es war ganz schön frustrierend bis ich via diesem Blogartikel auf FileJuggler stieß.

Im Voraus: FileJuggler ist nicht frei, es kostet 25 Dollar, aber es gibt eine Testversion für 30 Tage.

Das Interface sah auf den ersten Blick karg aus. Aber daraus ergibt sich Übersichtlichkeit und FileJuggler ist einfach zu bedienen. Im Prinzip musste ich nur die Regeln definieren und per Checkbox dann aktivieren und das war’s. Das Schöne daran war, dass auf der Website bereits ein Beispiel dafür gegeben wurde, wie man das Datum aus einem erzeugten PDF ausliest und weiterverwenden kann.

Was mich beeindruckte war, dass das Programm bei meinen Tests problemlos das Datum sowohl aus deutschen als auch aus englisch-sprachigen PDF korrekt auslas. Dass FileJuggler mit den verschiedenen Formaten, die sich ja teilweise in der Monat-Tag-Reihenfolge widersprechen, zurecht kommt, fand ich bemerkenswert.

Ich folge mit meinen Regeln dem Beispiel von Shawn Blank: The Paperless Puzzle. Ich lasse FileJuggler den Inhalt auslesen (deshalb ist das OCR so wichtig) und anhand von Kundennummern oder Firmennamen lassen sich die wiederkehrenden Dokumente eindeutig zuordnen und benennen.

FileJuggler hat ein großartiges Feature bei der Regelerstellung: Alle Dateien aus dem zugeordneten Verzeichnis, die den Bedingungen entsprechen, werden unterhalb des Regelblocks eingeblendet. Das ist sehr nützlich.

Auf diese Weise scannte ich erstmal ein Dutzend Dokumente oder so ein, kopierte dazu noch heruntergeladene Abrechnungen von Banken und Telefongesellschaften in den selben Eingangsordner und baute zum Schluss gleich mit Kontrolle die Regeln zusammen. Zur Erinnerung, die Regeln werden erst dann wirklich ausgeführt, wenn sie auf der ersten Registerkarte per Checkbox aktiviert werden.

Es klappte sehr gut und nur mit einem Stolperstein, weil ich eine Umbenennungsregel falsch definiert hatte. FileJuggler erlaubt es, Regeln zu duplizieren und hier wurde mir mein Copy-Paste zum Verhängnis. Aber generell ist es ein schönes, zeitsparendes Feature, da ich für jede Art Abrechnung im Prinzip dieselbe Regel habe und nur die Bezeichnungen und das Zielverzeichnis anpasse.

Datensicherung

Das ist ein Aspekt beim papierlosen Büro, dass man auf keinen Fall vernachlässigen darf. Was nützen einem die schönen digitalisierten Dokumente, wenn ein Festplattencrash den Totalverlust bedeuten kann?

Es gibt verschieden Varianten, ein (möglichst mehrstufiges) Daten-Backup einzurichten. Welche man wählt, hängt u.a. vom Datenvolumen ab, ob man sich mit der Idee einer externen Speicherung z.B. in einer Cloud anfreunden kann, und anderem mehr. Ich will hier gar nicht weiter darauf eingehen. Jeder sollte sich mit den Aspekten vertraut machen und seine eigene Entscheidung treffen.

Derzeit mache ich es so:

Mein Datenverzeichnis mit allen Unterordnern wird auf eine externe Festplatte gespiegelt. Monatlich mit automatischer Erinnerung brenne ich die Daten auf die altbewährte DVD. Außerdem teste ich Programme, mit denen ich die Daten verschlüsselt auf einen Server ablegen kann (falls mal das Haus abbrennen sollte).

Shreddern oder nicht – das ist die Frage

Ich muss zugeben, mich packte trotz Einlesens in die Thematik die Panik, als ich den ersten großen Stapel Papier vor mir hatte, der in die Blaue Tonne wandern sollte.

Was ist, wenn ich ein Stück von diesen Dokumenten doch noch einmal im Original brauche?

Ehrlich, mal abgesehen von meiner Kontenklärung mit der Rentenversicherung habe ich noch nie auf meine alten Akten zugreifen müssen. Aber leider, ganz papierlos geht es dann doch nicht.

Also, tief durchatmen und mich an die Liste erinnern, die ich dafür erstellt hatte.

Zu behalten und sicher abzulegen sind:

– Urkunden, Zeugnisse, Ausweise und Bescheinigungen
– Dokumente für die Renten- und Sozialversicherung
– Verträge
– Steuerbescheide und zugehörige Belege
– Relevante Dokumente für die kommende Steuererklärung, sofern ich sie nicht schon vorneherein in elektronischer Form bekommen habe.

Alles andere ist ein Fall für den Shredder. Und meine Jungs lieben es, ihn mit Papier zu füttern.

Ohne dem Shreddern – und Dokumente sollten geshreddert und nicht einfach weggeworfen werden – keine Platzersparnis. Und mal ehrlich, wenn wir den Papierberg bei möglichen Umzügen nicht mehr mitschleppen müssen oder auch nur Schrankplatz endlich frei wird, fühlen wir uns auch innerlich leichter.

Mein Vorgehen

Ich konzentriere mich nur auf die jetzt eingehenden Papiere.

Ohne Zweifel ist da der Reiz, das ganze Papierarchiv aufzuarbeiten. Aber ich habe mich ermahnt, das vorerst bleiben zu lassen. Es wäre eine Mammutarbeit und ich will mir ja schließlich Arbeit ersparen.

Als allererstes habe ich die lose herumliegenden Papiere abgearbeitet. Dann habe ich mir eine Erinnerung als wiederkehrende Aufgabe bei ToDoist gesetzt und habe wöchentlich eine 15-minütige Sitzung, um eingegangene Dokumente zu scannen und dann hoffentlich zu vernichten. Falls Zeit über und die Laune dafür da ist, schnappe ich mir eine Handvoll Papiere aus den alten Aktenordner und verarbeite sie.

Das Ergebnis

Gleich am ersten Wochenende habe ich es geschafft, die lose Papiersammlung aus der Eingangsablage in der Küche sowie die leicht vorsortierte aus dem Arbeitszimmer zu scannen, die wichtigsten Dokumente davon abzuheften und den Rest zu shreddern.

Außerdem ist es am einfachsten, wenn ich Papier von Vorneherein vermeiden kann. Ein Teil meiner Kontoauszüge habe ich bereits vorher per PDF abrufen können. Jetzt habe ich es auch für die restlichen Konten eingerichtet, dass ich die Auszüge per Online-Banking papierlos bekomme.

Bis jetzt habe ich dank automatischer Erinnerung die Oberhand über den Papierkram behalten. Hurrah!

Das Nachdenken über und Ändern alter Gewohnheiten bringt mich auch immer dazu, dass neue und andere Aspekte auf meiner To-Do-Liste landen. Z.B. dass ich irgendwo zugleich sicher als aber auch für meine Familie erreichbar Passwortliste hinterlegen sollte und die Information, wo denn meine Unterlagen im Notfall zu finden sind. Dazu gehört auch eine Liste von Konto und Kundennummern, die auch dann schnell griffbereit sein sollte, falls mal der Strom ausfällt.

4 Gedanken zu “Papierloses Büro privat? Eine Annäherung.

  1. Hallo Ulrike, vielen dank für Deine Einsicht !
    Da das Thema Papierloses Büro und Papierloses Arbeiten weiterhin Fahrt auf nimmt, habe ich mich kurzerhand dazu entschlossen eine Community zu gründen um allen Paperless Pioneers die Chance zu geben sich an einem Ort zu versammeln um Ihre Ideen und Meinungen auszutauschen:

    Paperless Pioneers | scan hard – work smart

    Url: http://www.paperless-pioneers.de

    Es handelt sich dabei um eine stetig wachsende Community wie hier auch, nur das wir uns ausserhalb der Socials bewegen, nicht jeder nutzt Heutzutage FB,Twitter und G+. So hat quasi jeder die Chance mitzumachen *gg

    Wenn Du Interesse hasst ein “Paperless Pioneer” der ersten Stunde zu werden, dann würde ich Dich mich freuen, wenn wir uns bald in der Community sehen.

    Vorab kannst Du natürlich Fragen stellen bzw. würde ich mich gerne über Deine Meinung zu dieser Aktion sehr freuen

    Paperless Grüße
    André

  2. Moin
    vielen Dank!
    Filejuggler gefällt mir sehr gut. Ich hätte nur gerne die Möglichkeit, Regeln auch per rechtem Mausklick auszuführen. Irgendwie steht auf der Seite auch, dass das geht, aber ich finde hier keine Möglichkeit.
    Gibt es dazu einen Hinweis?
    Danke
    Rolf

  3. Hallo,
    ein gelungener Artikel, vielen Dank. (Y)
    Ich habe mein papierloses Büro selber fast perfekt organisiert und bin von der Sache überzeugt.
    Eine Frage habe ich allerdings noch:
    wie bist du mit der Software vom ScanSnap S1300i zurechtgekommen?
    Ich habe selber mittlerweile den ScanSnap ix 500 und bin äußerst zufrieden. Ich habe aber auch von vielen gehört, dass sie Probleme mit der Software von deinem Dokumentenscanner haben und wollte einfach mal nachfragen.
    Besonders gefallen hat mir die Gliederung. Die Unterüberschriften haben mein Verständnis auf jeden Fall verbessert.
    LG und noch einen schönen Tag,
    Monika

  4. Vielen Dank für Deinen Artikel! Mich hat das Thema Aktenablage auch beschäftigt. Beim grübeln über eine möglicher Weise noch einfachere Lösung bin ich fündig geworden. Geht auch systemübergreifende, also für Mac wie für Windows, für stationär wie mobil. Details findest Du unter https://www.gruenert.de/private-dokumente-digital-verwalten/

    Vielleicht ist das ja eine Alternative für diejenigen, die es nicht ganz so weit treiben möchten, aber auch digital werden wollen :-).

    Viele Grüße!

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