Mehr Überblick mit ToDoist

Letztens hatte ich ja geschrieben, dass ich für die Bearbeitung und das Ablegen meines Papierkrams eine funktionierende Lösung gefunden hatte. Ich kann berichten, dass sich die Lösung bewährt hat. Ich bin dran geblieben. Bis jetzt haben sich keine neue Dokumentenstapel aufgehäuft. Entscheidend dafür war die Routine, jeden Freitag Zeit für das Scannen zu reservieren und es auch durchzuführen. Da meine Gehirnkapazität nach der Arbeit gefühltermaßen auf Null sinkt, habe ich mir etwas gesucht, das mich automatisch erinnern soll.

Aber in dem Zuge bin ich irgendwie von „Erinnerung an eine Freitagsaufgabe“ zu „Versuche das komplette wöchentliche Chaos zu managen“ gekommen. Wie nur?

Anfangs hatte ich verschiedene Möglichkeiten erwogen, vom Zettel am Computer oder am Kühlschrank, persönliches Kanban bis zu einem ganz normalen Kalendereintrag. Die beiden ersteren fand ich unpraktisch, da ich eine automatische Erinnerung brauchte und nicht etwas, wo ich nachsehen muss.

Ein Termin in Outlook oder im Google-Kalender mit Erinnerung zu setzen, machte da schon mehr Sinn. Ich schob die Idee ein paar Tage in Gedanken hin und her und verwarf sie letztendlich auch.

Ich benutze einen Outlook-Kalender auf Arbeit, um feste Termine zu setzen und Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben zu reservieren. Aber die Arbeit und Zuhause sind bei mir zwei verschiedene Dinge. Auf Arbeit kann ich meine Zeiteinteilung weitestgehend ungestört und selbstständig einteilen. Zu Hause nach der Arbeit bin ich üblicherweise kindergesteuert und muss flexibel umdisponieren. Zudem kämpfe ich mit Müdigkeit und erschöpfter Motivation. (Woraufhin ich tendenziell alles nicht Überlebenswichtige vergesse. Ergo mein Problem mit Haushalt und vergessenen Papierkram.)

Meine Anforderungen

Also trug ich meine Anforderungen zusammen. Nicht nur für die Freitagserinnerung, sondern auch für all die anderen kleinen Aufgaben, die zu häufig durch die Ritzen fallen.

Unterschiedliche Lebensbereiche. Meine Aufgaben fallen in verschiedenen Bereiche wie Arbeit, Familie, Haushalt, Freizeit und Gesundheit, die zu den verschiedenen Tagen und Wochenzeiten Vorrang haben.

Verschiebbare Fälligkeiten. Ohne Fälligkeitstermine geht gar nichts. Aber ich habe häufig Aufgaben, die ich verschieben muss, aber ohne einen neuen Termin werden sie auch nicht gemacht.

Aufteilung in Aufgabenschritte. Ich muss manche Sachen über verschiedene Tage aufteilen. Eine Gliederung in Unteraufgaben ist daher hilfreich.

Wiederkehrende Aufgaben. Und vor allem habe ich ganz häufig wiederkehrende Aufgaben, wie z.B. nun das Scannen der Dokumente, aber auch die Haushaltsaufgaben, die sich in regelmäßigen Abständen wiederholen.

An jedem Arbeitsplatz benutzbar. Es sollte Windows- bzw. browserbasiert sein. Bevorzugt plattformunabhängig.

Kostenlos, zumindest für eine längere Testphase. Ich kenne mich. Zu häufig flaut eine erste Begeisterung nach einer Weile ab und ich lass das Tool im Stich, um zu meiner alten Art und Weise zurück zu kehren oder ein neues Programm auszuprobieren.
Meine Einschätzung

Ein Kalender gibt mir diese Flexibilität nicht. Daher begann ich, mich mit den verschiedenen To-Do-Listen-Apps zu beschäftigen. (Das ich an einer To-Do-Liste auf Papier verzweifeln würde, war mir praktisch sofort klar, als ich in Gedanken überschlug, wie viele wiederkehrende Aufgaben der Haushalt für mich bereit hält.)

Bisher hatte ich es mit meinen To-Dos so gehalten. Feste Termine stehen in meinen Kalender auf Arbeit, auch private, weil ich dort täglich reinschaue. Ansonsten notiere ich mir die drei wichtigsten Aufgaben des Tages auf einem Notizzettel, der entweder vor mir auf dem Schreibtisch liegt oder ich in meiner Hosentasche bei mir trage.
Ich bin mit dieser Methode nicht schlecht gefahren, da ich mich so auf die Aufgaben mit der höchsten Priorität konzentrieren und sie abarbeiten konnte ohne mich ablenken zu lassen.

Das Problem dabei ist, dass gerade die nicht priorisierten Dinge (Haushalt), die ich zudem nicht gerne erledige, zu häufig übergangen wurden.

Die To-Do-App meiner Wahl

Ich gebe zu, dass ich nicht all zuviel Zeit damit verschwendete, unterschiedliche To-Do-Apps zu testen. Ich wollte nicht unbedingt die beste von allen, sondern eine, die meinen Bedürfnissen entspricht.

Die notwendige Unterstützung wiederkehrender Aufgaben schränkte die Auswahl schon erheblich ein und so landete ich bei ToDoist.

Mein erster Eindruck von ToDoist

Die Oberfläche ist übersichtlich und für mich intuitiv. Die Eingabe des Fälligkeitsdatums ist an die Normalsprache angelehnt (auch in Deutsch) und ist auch bei wiederkehrenden Aufgaben einfach. Seht mal die Beispiele hier [Link]. Man kann die Aufgaben mit Drag’n’Drop anordnen oder in Projekte verschieben. oder nach Fälligkeit und Priorität sortieren. ToDoist unterstützt Projekte mit Unterprojekten sowie die Gliederung von Aufgaben in Unteraufgaben (bis zu vier Ebenen). Es gibt ToDoist als Browser-Plugin, als Android-, iOS- und Windows-Version.

Ich nutze die Projekte, meine Aufgaben auf die verschiedenen Lebensbereiche zu verteilen und sie farblich zu markieren. Mit den Unteraufgaben splitte ich größere Aufgaben in Teilschritte auf. Dann erfordert die innere Überwindung, eine Aufgabe anzufangen, auch nicht mehr so viel Willenskraft. Ich kann jeder Aufgabe Prioritäten zuweisen (ebenfalls farblich markiert). Nachdem ich die Windows-Version ausprobiert habe, bin ich beim Browser-Addon hängengeblieben, dass ich sowohl auf Arbeit als auch zu Hause benutze. Zudem habe ich ToDoist auf dem Android-Tablett, falls ich abends nicht mehr den Computer anstellen will.

Schön ist es, dass ToDoist verschiedenen Ansichten erlaubt.

  • für heute (plus noch nicht erledigte Aufgaben der letzten Tage)
  • für eine Woche im Voraus nach Tagen gegliedert
  • nach Projekten mit Unterprojekten
  • in der kostenpflichtige Version kann man zusätzliche eigene Filter erstellen

Die Beschränkung der Ansicht verhindert, dass ich von der Masse der ToDos überwältigt werde. Die Liste bleibt übersichtlich und hoffentlich machbar. Oder meine Planung ist komplett unrealistisch. Das ist auch gut zu bemerken.

Vom Hundertsten ins Tausendste

(Sooo schlimm ist es dann doch noch nicht.)

Die erste Aufgabe, die ich eintrug, war natürlich das wöchentliche Scannen und Ablegen der Papiere am Freitag. Dann kam ich auf die Idee, all die anderen kleinen Aufgaben, die ich üblicherweise als nicht dringend vergesse, einzutragen: Saubermachen, Geburtstage, alle Termine usw. usf. Auch alles, was nur viertel- oder halbjährlich passiert.

Die gute Seite daran ist, dass ich inzwischen einen kompletten Überblick, woran ich alles (im Idealfall) zu denken und zu erledigen habe.

Die schlechte Seite daran war, dass mir erst einmal die Knie weich wurden, als ich alles auf einer Liste hatte. Dabei habe ich möglicherweise noch nicht mal alles erfasst.

Aber es sind nun mal Aufgaben, die ich nicht ständig vor mir herschieben will. Das Eintragen in meine To-Do-Liste und das Setzen des Fälligkeitstermins erlaubt mir nicht mehr die Ausreden „Besser morgen“ oder „nächstes Wochenende“.

Abgeschlossene Aufgaben verschwinden von der Liste und „erleichtern“ sichtlich die Aufgabenbürde.

Falls ich sehen will, welche Aufgaben ich heute bereits abgeschlossen habe, kann ich das ich der Projektansicht tun. (Außer wiederkehrende Aufgaben, die automatisch ein neues Fälligkeitsdatum bekommen.)

Motivation – das Karmasystem

ToDoist hat ein sogenanntes Karmasystem eingebaut. Es scheint auf dem ersten Blick eine Spielerei zu sein, aber ich habe bemerkt, dass es tatsächlich hilft, dabei zu bleiben.

Beim Karmasystem gibt es Punkte für das Benutzen von ToDoist, das Abschließen von Aufgaben und dem Erreichen von Tages- und Wochenzielen. Bei den Tages- und Wochenziele kann man für sich selbst festlegen, wieviele Aufgaben man pro Tag und pro Woche abschließen will. Man kann, wenn man möchte, bestimmte Tage wie z.B. das Wochenende von der Wertung ausschließen. Außerdem kann man sich auch in den Urlaub abmelden, dann ruht das Karmasystem so lange. Es gibt auch Minuspunkte, wenn Aufgaben länger als vier Tage nicht erledigt wurden.

Wie bei einem Spiel kann man mit steigender Punktzahl verschiedene Stufen erreichen, vom Anfänger bis zum Erleuchteten.

Zusammen mit dem Karmasystem gibt es eine kleine Übersicht, wie viele Aufgaben in den letzten 7 Tagen geschafft habe. Das ist erstaunlich motivierend.

Fazit

Ich benutze ToDoist seit ungefähr zwei Monaten und soweit sind meine Erfahrungen durchweg positiv. Ich habe nicht immer alles geschafft, aber deutlich mehr als vorher.

Die Features der freien Version sind für meine Bedürfnisse vollkommen ausreichend. Trotzdem habe ich mir inzwischen die Premiumversion für 23 Euro/Jahr zugelegt. Zum Einen haben sich das die Programmierer, die hier wirklich eine toll durchdachte Lösung hingelegt haben, redlich verdient und zum Anderen erwiesen sich gerade die Etiketten und die erweiterten Filter als nützlich, um nicht den Überblick zu verlieren.

Ich habe wie gesagt all den auflaufenden neuen Papierkram problemlos im Schach halten können, dank 15 Minuten Scannen und Ablegen jeden Freitag.

Ich wollte eigentlich hier noch von einigen meiner Erfahrungen erzählen, wie man die erstaunlich große Menge an großen und kleinen To-Dos jede Woche am besten organisiert und abarbeitet. Aber dann bemerkte ich, dass das so umfangreich wurde, so dass diese doch besser einen eigenen Artikel verdienen.

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